L'Oréal - Référencement fournisseurs
Les milliers de fournisseurs qui composent l’écosystème de L’Oréal sont une préoccupation majeure pour le développement du business.
Indicateurs clés
Contexte
L’Oréal est un groupe industriel français de produits cosmétiques. Depuis ses débuts sur ServiceNow et la mise en place d’applications classiques comme l’IT Service Management, L’Oréal étend l’utilisation de sa plateforme aux processus métier.
Les milliers de fournisseurs qui composent l’écosystème de L’Oréal et apportent leurs services aux secteurs de la logistique, du marketing ou encore de la vente de détail sont une préoccupation majeure pour le développement du business.
C’est dans ce cadre que L’Oréal a décidé de digitaliser le processus de référencement des fournisseurs en partenariat avec ITEO.
Problématique
Précédemment supporté par l’utilisation des emails, le processus de référencement des fournisseurs affichait un certain nombre de limites:
- Difficultés à gérer le cumul des emails reçus
- Difficultés à gérer l’aiguillage des demandes de référencement vers les bons responsables
- Modèle très consommateur en terme de ressources et de temps
- Impossibilité d’extraire les KPIs ou de faire du reporting
La mise en place d’une solution digitale permettra aussi :
- De renforcer le contrôle dans le processus de création de compte fournisseurs
- De libérer du temps pour les équipes Achats et Comptabilité et réduire le délai de traitement de création fournisseur
- D’assurer un suivi en temps réel pour chaque acteur du processus
- De simplifier et d’améliorer la collaboration entre les métiers impliqués
- De standardiser le processus de référencement des fournisseurs
Nous avons constaté que permettre à notre personnel de travailler de manière totalement flexible est la clé d'un travail à distance réussi.
Pour atteindre ces objectifs, plusieurs questions se posent:
- Comment accompagner le métier dans la transformation digitale de ses processus?
- Comment assurer la pérennité de la solution?
- Comment prévoir les changements d’organisation?
Résultat
Le système master data restant SAP, il s’agit de mettre en place une application simple d’utilisation, à destination d’utilisateurs variés pour lesquels ServiceNow n’est parfois qu’un outil de travail occasionnel. L’utilisation d’App Engine et la mise en place d’un portail dédié, ergonomique et simple d’utilisation, est donc la solution la plus adaptée.
Comment accompagner le métier dans la transformation digitale de ses processus?
Qui dit transformation digitale dit adaptation du processus et changement dans les habitudes de travail. Le métier a donc besoin d’un certain temps pour mûrir le processus et aussi comprendre les capacités de la plateforme.
C’est la mise en place d’une méthodologie agile qui nous permettra d’avoir un maximum de flexibilité dans la définition du besoin, à travers des itérations courtes et des démos hebdomadaires. Ces démos permettent de montrer l’état d’avancement de l’application, de détecter très tôt dans le projet d’éventuels problèmes et donc de les résoudre et éviter les mauvaises surprises tardives qui pourraient impacter le planning.
Comment assurer la pérennité de la solution lorsqu’on choisit App Engine et la mise en place d’une application customisée?
App Engine est un accélérateur qui permet de très rapidement mettre en place des applications en minimisant les customisations profondes. Les règles de sécurité, la définition du workflow ou encore les règles métier sont construits avec les outils de la plateforme et selon les bonnes pratiques. La solution est donc supportée par la plateforme au même titre que n’importe quelle autre application standard. L’utilisation de référentiels centralisés dans ServiceNow est un des arguments majeurs pour la montée des métiers sur la plateforme ServiceNow dans le but de gérer leurs processus, puisque c’est ce qui permettra d’en simplifier la maintenance et aussi de garantir l’interopérabilité des processus.
Comment prévoir les changements d’organisation?
La maintenabilité de l’application repose en grande partie sur la gestion de ces responsabilités. Comme les changements d’organisation sont fréquents, la mise en place d’une matrice de responsabilité va permettre une vision macro de la structure organisationnelle autour du processus de référencement de fournisseur.
