Ville de Neuilly

Dans une logique d’amélioration continue de ses services, la Ville de Neuilly a engagé deux projets stratégiques avec Iteo pour moderniser ses processus internes. D’un côté, la gestion des arrivées, mobilités et départs des agents et de l’autre, le suivi et la gestion du stock matériel réparti dans les équipements municipaux.
Deux projets différents mais avec le même objectif : simplifier les flux, fiabiliser les données, et donner plus d’autonomie aux agents grâce à la plateforme ServiceNow.

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Repenser l’onboarding des agents publics

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Avant la mise en place de cette nouvelle solution, la gestion des mouvements de personnel impliquait plusieurs équipes. Les informations liées aux arrivées ou mobilités (date d’arrivée, manager, matériel nécessaire…) étaient souvent saisies manuellement par des services différents, ce qui pouvait engendrer des erreurs, des oublis ou des délais.

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Pour remédier à cela, la ville a fait appel à Iteo pour concevoir une solution fiable et adaptée à ses besoins.

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Désormais, seul le service RH peut initier une demande d’arrivée, de mobilité ou de départ. Une fois les informations de base renseignées (nom, date d’arrivée, service d’affectation, manager…), le responsable hiérarchique reçoit automatiquement une notification. Il est redirigé vers un formulaire en ligne déjà pré-rempli avec les données saisies par les RH, qu’il complète avec les besoins opérationnels du futur agent : matériel (PC, téléphone), accès à des applications spécifiques…

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Une fois validée, la demande est automatiquement distribuée aux bons interlocuteurs (informatique, gestion des accès, etc.) via un système de notifications ou de tâches selon la nature des besoins. Certaines actions sont automatisées (création de la tâche ou de la notification, par exemple), d’autres sont signalées comme déjà traitées (par exemple, un accès déjà existant qui n’a pas besoin d’être modifié).

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Ce projet, développé en une vingtaine de jours, va permettre à la ville de Neuilly de fiabiliser ses flux RH tout en fluidifiant la collaboration entre services. La mise en production est prévue pour début septembre.

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Une gestion de stock mobile, visuelle et centralisée

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Parallèlement à la refonte de son processus RH, la ville souhaitait mieux maîtriser la gestion de ses équipements répartis dans ses différents sites : piscines, gymnases, complexes sportifs, services municipaux…

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Avant la mise en place du projet, les inventaires étaient souvent tenus manuellement ou dispersés entre plusieurs outils. La traçabilité des mouvements (prêts de matériel, consommations, transferts ou sorties de stock) manquait de visibilité globale et de fiabilité.

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Pour répondre à ce besoin, Iteo a configuré une application dédiée dans ServiceNow permettant de gérer :

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• L’inventaire des zones de stockage (avec consultation directe des équipements et des quantités disponibles),
• Les mouvements de stock (sortie, consommation, transfert, élimination),
• Les prêts de matériel (matériel prêté à un autre site ou dans le cadre d’un événement, avec fiche de demande, historique et suivi du retour),
• L’usage mobile via smartphone : l’agent peut scanner un article, consulter sa fiche et décider quoi en faire directement depuis son téléphone.

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L’application permet ainsi à chaque zone de stockage d’être autonome dans la gestion de ses ressources, tout en bénéficiant d’une traçabilité complète à l’échelle de la collectivité. L’ensemble du projet a été développé en 16 jours. La mise en production est prévue pour mi-juillet.

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Ces deux projets illustrent la capacité de la plateforme ServiceNow à transformer concrètement les usages quotidiens. Ils traduisent également l’approche d’Iteo : écouter les besoins des utilisateurs, concevoir des solutions simples et robustes, et accompagner leur appropriation dans la durée.